Datenschutzerklärung
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Angebot. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unseren Websites, Formularen, Kursen, digitalen Angeboten und Kommunikationswegen verarbeiten.
Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Websites und Online-Angebote, insbesondere für:
- aistrategyinstitute.com
- aistrategyinstitute.de
- aieducationstrategy.de
- aieducationstrategy.com
- akademie.aistrategyinstitute.com
sowie für dazugehörige Landingpages, Kontaktformulare, Terminbuchungen, Akademie- und Kursangebote.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
AI Strategy UG
Am Wasserbogen 35a
82166 Gräfelfing
Deutschland
E-Mail: info@aistrategyinstitute.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Sie können sich mit allen Fragen zum Datenschutz jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse wenden.
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um unsere Website bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, Beratungs- und Bildungsangebote durchzuführen, Fördermöglichkeiten zu prüfen, Termine zu koordinieren, Verträge vorzubereiten oder durchzuführen sowie unsere berechtigten geschäftlichen Interessen wahrzunehmen.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Position, IP-Adresse, Kursdaten, Kommunikationsinhalte oder Angaben aus Formularen.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben;
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung haben und Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen.
3. Hosting und technische Bereitstellung der Website
Unsere Website wird bei Hetzner gehostet.
Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Website korrekt angezeigt und sicher betrieben werden kann. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse;
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
- aufgerufene Seite oder Datei;
- übertragene Datenmenge;
- Referrer-URL;
- Browsertyp und Browserversion;
- Betriebssystem;
- Hosting- und Server-Logdaten.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit sowie zur Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb unserer Website.
Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Sofern der Hosting-Anbieter eigene Logfristen vorsieht, gelten diese entsprechend. Sobald die konkrete Speicherfrist abschließend feststeht, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.
4. Schriftarten
Auf unserer Website nutzen wir die Schriftart „Neue Montreal", die lokal eingebunden ist. Außerdem können die Schriftarten „Inter" und „Spectral" über Google Fonts eingebunden sein.
Bei lokal eingebundenen Schriftarten erfolgt keine Verbindung zu externen Font-Anbietern.
Soweit Schriftarten über Google Fonts extern geladen werden, kann beim Aufruf der Website eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Dabei können insbesondere die IP-Adresse und technische Zugriffsdaten verarbeitet werden.
Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Je nach Verarbeitung können Daten auch an Google LLC in den USA übermittelt werden.
Rechtsgrundlage ist, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Einbindung technisch erforderlich oder lokal erfolgt, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website.
Hinweis: Wir empfehlen, alle verwendeten Schriftarten lokal zu hosten, um externe Datenübermittlungen beim Laden der Website zu vermeiden.
5. Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Vorname;
- Nachname;
- E-Mail-Adresse;
- Telefonnummer;
- Unternehmen;
- Mitarbeiterzahl;
- Position oder Rolle;
- Inhalt Ihrer Nachricht;
- weitere Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen.
Anfragen über Formulare werden sowohl per E-Mail an uns übermittelt als auch in einem Google Sheet gespeichert, damit wir Anfragen strukturiert bearbeiten und nachverfolgen können.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Vorbereitung möglicher Vertragsverhältnisse sowie zur internen Organisation.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie einer weiteren Speicherung zugestimmt haben. Sie können der weiteren Speicherung jederzeit widersprechen oder die Löschung verlangen, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
6. Förderfähigkeitsprüfung und Förderformulare
Auf unserer Website können Formulare zur Prüfung einer möglichen Förderfähigkeit oder zur Vorbereitung eines Beratungsgesprächs angeboten werden.
Dabei können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:
- Rolle oder Status, zum Beispiel Unternehmen, Freelancer, arbeitssuchende Person oder Arbeitsvermittler;
- Unternehmensgröße;
- Anzahl potenzieller Teilnehmender;
- Sprachlevel der teilnehmenden Personen, insbesondere Deutschkenntnisse;
- Vorname;
- Nachname;
- E-Mail-Adresse;
- Telefonnummer;
- Unternehmen oder Firmendaten;
- ggf. Angaben zu Ansprechpartnern bei der Agentur für Arbeit;
- ggf. Kundennummer oder sonstige Angaben im Zusammenhang mit Förderprozessen;
- sonstige Angaben, die Sie im Formular machen.
Die Daten werden verarbeitet, um eine erste Einschätzung der Förderfähigkeit vorzunehmen, geeignete Programme oder Beratungsangebote vorzuschlagen, Rückfragen zu klären und die weitere Kommunikation vorzubereiten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Zusätzlich stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der strukturierten Bearbeitung von Förderanfragen und der Vorbereitung passender Beratungs- und Weiterbildungsangebote.
Soweit Sie uns freiwillig Angaben machen, die über das für die erste Prüfung Erforderliche hinausgehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sie können jederzeit die Löschung verlangen oder einer weiteren Verarbeitung widersprechen, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
7. Terminbuchung über Calendly
Für die Buchung von Erstgesprächen oder Beratungsterminen nutzen wir Calendly.
Anbieter ist Calendly LLC, 271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, USA.
Wenn Sie einen Termin über Calendly buchen, werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Name;
- E-Mail-Adresse;
- ggf. Telefonnummer;
- Unternehmen;
- Anlass oder Thema des Termins;
- gewählter Termin;
- technische Zugriffsdaten.
Die Daten werden verarbeitet, um Termine zu koordinieren, Kalendereinträge zu erstellen, Erinnerungen zu versenden und die Kommunikation im Zusammenhang mit dem Termin zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Termin zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der einfachen und effizienten Terminvereinbarung.
Calendly kann Daten in den USA verarbeiten. Für Datenübermittlungen in Drittländer stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss, soweit der jeweilige Anbieter entsprechend zertifiziert ist.
8. Videokonferenzen über Google Meet oder Zoom
Für Online-Termine, Beratungsgespräche, Trainings oder Kurse nutzen wir Google Meet oder Zoom.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name;
- E-Mail-Adresse;
- Meeting-Metadaten;
- IP-Adresse;
- Geräte- und Verbindungsdaten;
- Audio- und Videodaten, sofern Sie Kamera oder Mikrofon aktivieren;
- Chatnachrichten, sofern Sie die Chatfunktion nutzen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung von Online-Terminen, Beratungen, Kursen und Trainings.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Videokonferenz zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Andernfalls erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten digitalen Durchführung von Gesprächen, Kursen und Veranstaltungen.
Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn wir Sie vorher ausdrücklich darauf hinweisen und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.
Anbieter können Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Für Datenübermittlungen in Drittländer stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
9. Akademie, Login-Bereich, Kurse und Zertifikate
Über unsere Akademie und den Login-Bereich unter akademie.aistrategyinstitute.com können wir digitale Kurse, Lerninhalte, Teilnehmerbereiche, Tests, Zertifikate und begleitende Kommunikation bereitstellen.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name;
- E-Mail-Adresse;
- Unternehmen;
- Position;
- Login- und Kontodaten;
- Kursbuchungen und Kurszuordnungen;
- Kursfortschritt;
- Anwesenheiten;
- Testergebnisse;
- Zertifikatsdaten;
- Kommunikationsinhalte;
- technische Zugriffsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Lernplattform, zur Durchführung von Kursen, zur Betreuung von Teilnehmenden, zur Dokumentation von Anwesenheiten und Lernergebnissen sowie zur Ausstellung und Verwaltung von Zertifikaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Organisation, Durchführung und Dokumentation unserer Bildungsangebote.
Zertifikats- und Teilnahmeinformationen können gespeichert werden, solange dies für den Nachweis der Teilnahme, die Ausstellung von Ersatzbescheinigungen, Förderanforderungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Der konkrete technische Anbieter der Lernplattform wird in dieser Datenschutzerklärung ergänzt, sobald dieser abschließend festgelegt oder bestätigt ist.
10. Verarbeitung von Daten Minderjähriger
Unsere Angebote können sich auch an minderjährige Personen richten oder von minderjährigen Personen genutzt werden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten Minderjähriger nur, soweit dies für die Nutzung unserer Angebote, die Durchführung von Kursen, die Kommunikation, die Ausstellung von Zertifikaten oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Soweit für eine Verarbeitung die Einwilligung eines Erziehungsberechtigten erforderlich ist, holen wir diese vor der Verarbeitung ein. Dies gilt insbesondere bei nicht zwingend erforderlichen Verarbeitungen oder bei Angeboten, die sich direkt an Minderjährige richten.
11. Google-Dienste, Google Sheets und Google Drive
Wir nutzen Google-Dienste zur internen Organisation, zur Speicherung von Formularanfragen, zur Bereitstellung von Dokumenten und zur Durchführung von Videokonferenzen.
Dazu können insbesondere Google Sheets, Google Drive und Google Meet gehören.
Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Je nach Dienst und Konfiguration können Daten auch durch Google LLC in den USA verarbeitet werden.
In Google Sheets können insbesondere Kontakt- und Formulardaten gespeichert werden, die Sie über unsere Website übermitteln. Über Google Drive können wir Dokumente, PDFs oder andere Materialien bereitstellen. Wenn Sie einen Link zu einem Google-Drive-Dokument anklicken, gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen von Google.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Organisation unserer Leistungen, zur Bereitstellung von Unterlagen und zur Durchführung von Terminen oder Kursen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Organisation, Bearbeitung und Dokumentation unserer Geschäftsprozesse.
Für Datenübermittlungen in Drittländer stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
12. Automatisierung mit n8n
Wir können n8n zur Automatisierung interner Prozesse nutzen, insbesondere zur Übertragung, Strukturierung oder Weiterleitung von Formularanfragen, Termin- oder Lead-Daten.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Kontaktinformationen;
- Formularinhalte;
- Unternehmensangaben;
- technische Metadaten;
- Statusinformationen zur Bearbeitung.
Die Verarbeitung erfolgt, um Anfragen effizient zu bearbeiten, interne Prozesse zu automatisieren und manuelle Übertragungsfehler zu vermeiden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Organisation und Automatisierung interner Abläufe.
Soweit n8n oder eine damit verbundene Infrastruktur durch einen externen Dienstleister betrieben wird, schließen wir, soweit erforderlich, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
13. Einsatz interner KI-Agenten und KI-Dienste
Wir können interne KI-Agenten und KI-basierte Tools einsetzen, um Anfragen, Leads, Kurs- und Kommunikationsprozesse effizienter zu bearbeiten.
Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:
- Kontaktdaten;
- Unternehmensdaten;
- Angaben aus Kontakt- oder Förderformularen;
- Inhalte von Nachrichten;
- Informationen zum Beratungs- oder Weiterbildungsbedarf;
- Kurs- und Teilnehmerdaten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
KI-Systeme können uns insbesondere dabei unterstützen, Anfragen zu strukturieren, interne Zusammenfassungen zu erstellen, Antwortentwürfe vorzubereiten, Förderangaben zu analysieren, Kursprozesse zu organisieren oder interne Workflows zu unterstützen.
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung für betroffene Personen. Ergebnisse von KI-Systemen werden, soweit sie für Kommunikation, Beratung oder Entscheidungen relevant sind, durch Menschen überprüft.
Wir können hierfür Dienste von OpenAI und Anthropic/Claude einsetzen. Je nach Dienst und Konfiguration können personenbezogene Daten auch in Drittländer, insbesondere die USA, übermittelt werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Anfragen, der Verbesserung interner Prozesse und der Qualitätssicherung unserer Leistungen. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir achten darauf, nur solche personenbezogenen Daten in KI-Systeme einzugeben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Soweit erforderlich, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen mit den eingesetzten Dienstleistern ab.
14. Vimeo-Videos
Auf unserer Website können Videos von Vimeo eingebunden sein.
Anbieter ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, NY 10001, USA.
Wenn Sie eine Seite mit eingebettetem Vimeo-Video aufrufen oder ein Vimeo-Video abspielen, können Daten an Vimeo übermittelt werden. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse;
- Geräte- und Browserinformationen;
- aufgerufene Seite;
- Zeitpunkt des Zugriffs;
- Nutzungsdaten im Zusammenhang mit dem Video.
Je nach Einbindung kann Vimeo Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen.
Die Verarbeitung erfolgt, um Videoinhalte auf unserer Website bereitzustellen und unsere Angebote anschaulich darzustellen.
Rechtsgrundlage ist, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit eine Einbindung ohne nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien erfolgt, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ansprechenden Darstellung unserer Inhalte.
Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
15. LinkedIn
Auf unserer Website können Links oder Buttons zu unserem LinkedIn-Profil eingebunden sein.
Wenn es sich lediglich um einen einfachen Link handelt, werden beim bloßen Besuch unserer Website keine personenbezogenen Daten an LinkedIn übermittelt. Erst wenn Sie den Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn.
Anbieter ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Je nach Verarbeitung können Daten auch an LinkedIn Corporation in den USA übermittelt werden.
Soweit LinkedIn-Inhalte, Plugins oder Tracking-Technologien aktiv eingebunden werden, können bereits beim Aufruf unserer Website Daten an LinkedIn übermittelt werden. In diesem Fall holen wir, soweit erforderlich, vorher Ihre Einwilligung ein.
Rechtsgrundlage für einfache Verlinkungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Darstellung unseres Unternehmens und der erleichterten Kontaktaufnahme über berufliche Netzwerke.
16. Newsletter und E-Mail-Marketing
Derzeit bieten wir keinen Newsletter an und nutzen kein E-Mail-Marketing-System für regelmäßige werbliche Aussendungen.
Sollten wir künftig einen Newsletter anbieten, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen und, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligung einholen.
17. Webanalyse, Marketing-Pixel und Tracking
Derzeit nutzen wir keine Website-Analytics, keine Werbe- oder Retargeting-Pixel, keine Heatmaps und kein Session Recording.
Insbesondere setzen wir derzeit nach Ihrer Angabe nicht ein:
- Google Analytics;
- Meta Pixel;
- LinkedIn Insight Tag;
- Google Ads Conversion Tracking;
- Hotjar;
- Microsoft Clarity;
- vergleichbare Tracking- oder Analysewerkzeuge.
Sollten wir künftig entsprechende Tools einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und, soweit erforderlich, eine Einwilligung einholen.
18. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet derzeit nach Ihrer Angabe keine nicht erforderlichen Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken.
Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien können eingesetzt werden, wenn sie für den Betrieb der Website, die Sicherheit, die Bereitstellung eines Logins oder die Nutzung bestimmter Funktionen erforderlich sind.
Soweit Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden, die nicht technisch erforderlich sind, holen wir vorab Ihre Einwilligung ein.
Rechtsgrundlage für technisch notwendige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Für nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
19. Bewerbungen
Wir betreiben derzeit kein Bewerbungsformular und keinen eigenen Karrierebereich.
Wenn Sie uns freiwillig eine Bewerbung per E-Mail senden, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name;
- Kontaktdaten;
- Lebenslauf;
- Zeugnisse;
- Qualifikationen;
- Kommunikationsinhalte;
- weitere von Ihnen übermittelte Unterlagen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit anwendbar, § 26 BDSG.
Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
20. Empfänger personenbezogener Daten
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:
- Hosting-Anbieter;
- E-Mail- und Cloud-Dienstleister;
- Anbieter von Formular-, Tabellen- und Automatisierungstools;
- Terminbuchungsanbieter;
- Videokonferenzanbieter;
- Anbieter von Lernplattformen;
- KI-Dienstleister;
- Steuerberatung, Rechtsberatung oder sonstige professionelle Berater;
- Behörden, soweit gesetzlich erforderlich.
Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
21. Datenübermittlung in Drittländer
Wir nutzen teilweise Dienstleister mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Dazu können insbesondere Google, LinkedIn, Calendly, OpenAI, Anthropic/Claude, Zoom und Vimeo gehören.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur, soweit hierfür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen.
Bitte beachten Sie, dass bei Datenübermittlungen in Drittländer trotz geeigneter Garantien ein anderes Datenschutzniveau bestehen kann als innerhalb der Europäischen Union.
22. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Soweit keine speziellere Speicherdauer genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, wenn:
- der Zweck der Verarbeitung entfällt;
- Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen;
- Sie berechtigt Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen;
- die Speicherung nicht mehr erforderlich ist;
- keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- oder steuerrechtliche Pflichten, bleiben unberührt.
23. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten;
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten;
- Recht auf Löschung;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
- Recht auf Datenübertragbarkeit;
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
- Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter info@aistrategyinstitute.de kontaktieren.
24. Widerspruchsrecht
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
25. Widerruf von Einwilligungen
Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
26. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für uns zuständig ist voraussichtlich:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
27. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich unsere Website, unsere Angebote, eingesetzte Tools oder gesetzliche Anforderungen ändern.
Privacy Policy
We appreciate your interest in our services. Protecting personal data is important to us. This Privacy Policy explains which personal data we process in connection with our websites, forms, courses, digital services and communication channels.
This Privacy Policy applies to our websites and online services, in particular:
- aistrategyinstitute.com
- aistrategyinstitute.de
- aieducationstrategy.de
- aieducationstrategy.com
- akademie.aistrategyinstitute.com
as well as related landing pages, contact forms, appointment bookings, academy and course offerings.
1. Controller
The controller responsible for data processing is:
AI Strategy UG
Am Wasserbogen 35a
82166 Gräfelfing
Germany
Email: info@aistrategyinstitute.de
No data protection officer has currently been appointed. You may contact us at the email address above for any privacy-related questions.
2. General information on data processing
We process personal data only to the extent necessary to provide our website, respond to inquiries, deliver consulting and educational services, assess funding eligibility, coordinate appointments, prepare or perform contracts, and pursue our legitimate business interests.
Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. This includes, for example, name, email address, phone number, company, position, IP address, course data, communication content or information submitted through forms.
Processing is carried out in particular on the basis of:
- Art. 6(1)(a) GDPR, where you have given consent;
- Art. 6(1)(b) GDPR, where processing is necessary for pre-contractual steps or performance of a contract;
- Art. 6(1)(c) GDPR, where we are legally obliged to process data;
- Art. 6(1)(f) GDPR, where we have a legitimate interest and your interests or fundamental rights do not override it.
3. Hosting and technical provision of the website
Our website is hosted by Hetzner.
When you access our website, technically necessary data is processed to display the website correctly and operate it securely. This may include:
- IP address;
- date and time of access;
- page or file requested;
- amount of data transferred;
- referrer URL;
- browser type and version;
- operating system;
- hosting and server log data.
This data is processed to provide the website, ensure stability and security, and analyze errors.
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure, stable and efficient operation of our website.
Server log data is stored only as long as necessary for the purposes described above. If the hosting provider applies its own log retention periods, those apply accordingly. Once the exact retention period has been confirmed, this Privacy Policy will be updated.
4. Fonts
We use the „Neue Montreal" font, which is hosted locally. We may also use „Inter" and „Spectral" via Google Fonts.
Locally hosted fonts do not create a connection to external font providers.
If fonts are loaded externally via Google Fonts, a connection to Google servers may be established when you access the website. In this case, your IP address and technical access data may be processed.
The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Depending on the processing, data may also be transferred to Google LLC in the United States.
Where required, the legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR. Where the integration is technically required or local, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in a consistent and visually appealing presentation of our website.
Note: We recommend hosting all fonts locally to avoid external data transfers when the website is loaded.
5. Contact via form or email
If you contact us via a contact form, email or any other channel, we process the data you provide in order to handle your inquiry.
This may include:
- first name;
- last name;
- email address;
- phone number;
- company;
- number of employees;
- position or role;
- content of your message;
- any other information you voluntarily provide.
Form submissions are sent to us by email and also stored in a Google Sheet so that we can process and track inquiries in a structured way.
The data is processed to handle your inquiry, communicate with you, prepare possible contractual relationships and organize our internal processes.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR if your inquiry relates to entering into or performing a contract. In all other cases, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in efficiently processing and documenting inquiries.
The data will be deleted once it is no longer required to process the inquiry, unless statutory retention obligations apply or you have consented to further storage. You may object to further storage or request deletion at any time, unless statutory obligations prevent deletion.
6. Funding eligibility checks and funding forms
Our website may offer forms to check potential funding eligibility or prepare a consultation.
The following information may be processed:
- role or status, for example company, freelancer, job-seeking person or employment intermediary;
- company size;
- number of potential participants;
- language level of participants, in particular German proficiency;
- first name;
- last name;
- email address;
- phone number;
- company or company details;
- where applicable, details of contacts at the German Federal Employment Agency;
- where applicable, customer number or other information related to funding processes;
- any other information you provide in the form.
The data is processed to carry out an initial assessment of funding eligibility, suggest suitable programs or consulting services, clarify follow-up questions and prepare further communication.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where processing is necessary for pre-contractual steps. In addition, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in structured processing of funding inquiries and preparation of suitable consulting and training offers.
Where you voluntarily provide information beyond what is necessary for the initial assessment, processing is based on your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
The data will be deleted once it is no longer required for processing the inquiry, unless statutory retention obligations apply. You may request deletion at any time or object to further processing, unless statutory obligations prevent this.
7. Appointment booking via Calendly
We use Calendly to book initial calls and consultation appointments.
The provider is Calendly LLC, 271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, USA.
When you book an appointment via Calendly, the following data may be processed:
- name;
- email address;
- where applicable, phone number;
- company;
- reason or topic of the appointment;
- selected appointment time;
- technical access data.
The data is processed to coordinate appointments, create calendar entries, send reminders and enable communication related to the appointment.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where the appointment serves to prepare or perform a contract. Otherwise, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in simple and efficient appointment scheduling.
Calendly may process data in the United States. Where necessary, transfers to third countries are based on appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR, in particular standard contractual clauses or an adequacy decision where the respective provider is certified accordingly.
8. Video conferences via Google Meet or Zoom
We use Google Meet or Zoom for online appointments, consultations, trainings and courses.
The following data may be processed:
- name;
- email address;
- meeting metadata;
- IP address;
- device and connection data;
- audio and video data if you activate your camera or microphone;
- chat messages if you use the chat function.
Processing takes place to conduct online appointments, consultations, courses and trainings.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where the video conference is necessary to prepare or perform a contract. Otherwise, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in efficiently conducting conversations, courses and events digitally.
Recordings are made only if we inform you in advance and obtain your consent where required.
Providers may also process data outside the European Union. Where necessary, transfers to third countries are based on appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR.
9. Academy, login area, courses and certificates
Through our academy and login area at akademie.aistrategyinstitute.com, we may provide digital courses, learning materials, participant areas, tests, certificates and related communication.
The following data may be processed:
- name;
- email address;
- company;
- position;
- login and account data;
- course bookings and assignments;
- course progress;
- attendance;
- test results;
- certificate data;
- communication content;
- technical access data.
Processing is carried out to provide the learning platform, deliver courses, support participants, document attendance and learning results, and issue and manage certificates.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where processing is necessary for the performance of a contract or pre-contractual steps. Where we are legally required to retain certain data, processing is based on Art. 6(1)(c) GDPR. In addition, processing may be based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in properly organizing, delivering and documenting our educational services.
Certificate and participation information may be stored as long as necessary to verify participation, issue replacement certificates, meet funding requirements or comply with statutory retention obligations.
The specific technical provider of the learning platform will be added to this Privacy Policy once it has been finally determined or confirmed.
10. Processing data of minors
Our services may also be directed at or used by minors.
We process personal data of minors only to the extent necessary for the use of our services, the delivery of courses, communication, issuing certificates or complying with legal obligations.
Where consent from a parent or legal guardian is required, we obtain it before processing. This applies in particular to processing that is not strictly necessary or to services directed specifically at minors.
11. Google services, Google Sheets and Google Drive
We use Google services for internal organization, storage of form submissions, provision of documents and video conferencing.
This may include Google Sheets, Google Drive and Google Meet.
The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Depending on the service and configuration, data may also be processed by Google LLC in the United States.
Google Sheets may store contact and form data that you submit via our website. Google Drive may be used to provide documents, PDFs or other materials. If you click a link to a Google Drive document, Google's privacy information also applies.
Processing is carried out to handle inquiries, organize our services, provide materials and conduct appointments or courses.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where processing is necessary to prepare or perform a contract. In addition, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in efficient organization, processing and documentation of our business processes.
Where necessary, transfers to third countries are based on appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR.
12. Automation with n8n
We may use n8n to automate internal processes, in particular to transfer, structure or route form submissions, appointment data or lead data.
The following data may be processed:
- contact information;
- form content;
- company information;
- technical metadata;
- processing status information.
Processing is carried out to handle inquiries efficiently, automate internal processes and avoid manual transfer errors.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where processing is necessary to prepare or perform a contract. In addition, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the efficient organization and automation of internal workflows.
Where n8n or related infrastructure is operated by an external service provider, we conclude a data processing agreement where required.
13. Use of internal AI agents and AI services
We may use internal AI agents and AI-based tools to process inquiries, leads, course workflows and communication more efficiently.
Personal data may be processed, in particular:
- contact data;
- company data;
- information from contact or funding forms;
- message content;
- information about consulting or training needs;
- course and participant data, where required for the relevant purpose.
AI systems may support us in structuring inquiries, creating internal summaries, preparing response drafts, analyzing funding information, organizing course processes or supporting internal workflows.
We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning individuals or similarly significantly affect them. Results from AI systems are reviewed by humans where they are relevant for communication, consulting or decisions.
We may use services provided by OpenAI and Anthropic/Claude. Depending on the service and configuration, personal data may also be transferred to third countries, in particular the United States.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where processing is necessary to prepare or perform a contract. In addition, processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in efficiently processing inquiries, improving internal processes and ensuring service quality. Where consent is required, processing is based on Art. 6(1)(a) GDPR.
We aim to enter into AI systems only those personal data that are necessary for the relevant purpose. Where required, we conclude data processing agreements or comparable privacy agreements with the service providers used.
14. Vimeo videos
Our website may embed videos from Vimeo.
The provider is Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, NY 10001, USA.
When you access a page with an embedded Vimeo video or play a Vimeo video, data may be transmitted to Vimeo. This may include:
- IP address;
- device and browser information;
- page accessed;
- time of access;
- usage data related to the video.
Depending on the integration, Vimeo may use cookies or similar technologies.
Processing is carried out to provide video content on our website and present our services in an illustrative way.
Where required, the legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR. Where the integration does not involve non-essential cookies or similar technologies, processing may be based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in an appealing presentation of our content.
Where necessary, transfers to the United States are based on appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR.
15. LinkedIn
Our website may include links or buttons to our LinkedIn profile.
If the integration is a simple link, no personal data is transmitted to LinkedIn merely by visiting our website. Only when you click the link do you leave our website, and LinkedIn's privacy policy applies.
The provider is LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland. Depending on the processing, data may also be transferred to LinkedIn Corporation in the United States.
If LinkedIn content, plugins or tracking technologies are actively embedded, data may be transmitted to LinkedIn already when you access our website. In this case, we obtain your consent in advance where required.
The legal basis for simple links is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in presenting our company and facilitating contact through professional networks.
16. Newsletter and email marketing
We currently do not offer a newsletter and do not use an email marketing system for regular promotional mailings.
If we offer a newsletter in the future, we will update this Privacy Policy accordingly and obtain separate consent where required.
17. Web analytics, marketing pixels and tracking
We currently do not use website analytics, advertising or retargeting pixels, heatmaps or session recording.
In particular, according to your information, we currently do not use:
- Google Analytics;
- Meta Pixel;
- LinkedIn Insight Tag;
- Google Ads Conversion Tracking;
- Hotjar;
- Microsoft Clarity;
- comparable tracking or analytics tools.
If we use such tools in the future, we will update this Privacy Policy accordingly and obtain consent where required.
18. Cookies and similar technologies
According to your information, our website currently does not use non-essential cookies for analytics or marketing purposes.
Technically necessary cookies or similar technologies may be used where required for website operation, security, login functionality or specific features.
Where cookies or similar technologies are used that are not technically necessary, we obtain your consent in advance.
The legal basis for technically necessary processing is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure and functional operation of the website. For non-essential cookies or similar technologies, the legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
19. Applications
We currently do not operate an application form or a dedicated careers section.
If you voluntarily send us an application by email, we process the personal data you provide solely to handle your application.
This may include:
- name;
- contact details;
- CV;
- certificates;
- qualifications;
- communication content;
- any other documents you provide.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR and, where applicable, Section 26 BDSG.
Application data will be deleted once it is no longer required for the application process and no statutory retention obligations or legitimate interests prevent deletion.
20. Recipients of personal data
We share personal data only where this is necessary for the purposes described, where a legal obligation exists, where you have consented or where we have a legitimate interest in the transfer.
Recipients or categories of recipients may include:
- hosting providers;
- email and cloud service providers;
- providers of form, spreadsheet and automation tools;
- appointment booking providers;
- video conferencing providers;
- learning platform providers;
- AI service providers;
- tax advisors, legal advisors or other professional advisors;
- public authorities where legally required.
Where service providers process personal data on our behalf, we conclude data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR where required.
21. Transfers to third countries
We partly use service providers located outside the European Union or the European Economic Area, in particular in the United States. These may include Google, LinkedIn, Calendly, OpenAI, Anthropic/Claude, Zoom and Vimeo.
Personal data is transferred to third countries only where the requirements of Art. 44 et seq. GDPR are met. This may be based in particular on an adequacy decision by the European Commission, certification under the EU-US Data Privacy Framework, standard contractual clauses or your explicit consent.
Please note that, despite appropriate safeguards, data transfers to third countries may involve a different level of data protection than within the European Union.
22. Retention period
We store personal data only for as long as necessary for the respective purposes.
Unless a more specific retention period is stated, we delete personal data when:
- the purpose of processing no longer applies;
- you withdraw consent;
- you validly object to processing;
- storage is no longer required;
- no statutory retention obligations prevent deletion.
Statutory retention obligations, in particular under commercial or tax law, remain unaffected.
23. Your rights
Subject to the statutory requirements, you have the following rights:
- right of access to personal data stored by us;
- right to rectification of inaccurate data;
- right to erasure;
- right to restriction of processing;
- right to data portability;
- right to object to certain processing;
- right to withdraw consent with effect for the future;
- right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
To exercise your rights, you may contact us at any time at info@aistrategyinstitute.de.
24. Right to object
Where we process personal data on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR, you have the right to object to such processing at any time on grounds relating to your particular situation.
We will then no longer process the relevant personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or unless processing serves the establishment, exercise or defense of legal claims.
25. Withdrawal of consent
Where processing is based on your consent, you may withdraw that consent at any time with effect for the future.
The lawfulness of processing carried out before withdrawal remains unaffected.
26. Right to lodge a complaint with a supervisory authority
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you believe that the processing of your personal data violates data protection law.
The supervisory authority likely responsible for us is:
Bavarian Data Protection Authority
Promenade 18
91522 Ansbach
Germany
27. Updates to this Privacy Policy
We reserve the right to update this Privacy Policy if our website, services, tools used or legal requirements change.